Pourquoi ne faut-il pas négliger votre back-office ?

Il n’y a pas si longtemps la zone client en officine représentait un tiers de la superficie totale et le back-office les deux tiers restants. Au fil des ans, il a fallu étoffer l’offre de produits et de services dans la pharmacie, la surface commerciale a dû s’agrandir et cette tendance s’est inversée. Pour autant, il n’est pas question de sacrifier le back-office, élément clé de l’officine !

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1/ Des raisons économiques

Une mauvaise organisation peut représenter des coûts cachés. S’il est important d’être efficace au comptoir il l’est tout autant à l’arrière. Faites en sorte que votre back-office soit fonctionnel. De bonnes conditions de travail permettront à votre équipe d’être plus efficace et productive. Aussi, des employés qui se sentent bien seront moins absents et plus empathiques au comptoir. Peut-être avez-vous l’impression que vos collaborateurs se contentent de leur conditions, mais cela ne doit pas vous empêcher de vous remettre en question. Ne pourraient-ils pas être plus à l’aise ou n’aimeraient-ils pas travailler dans de meilleures conditions ? Sous-estimer la taille de son back-office par rapport au volume d’activité peut représenter un réel risque. Gardez en tête que vos collaborateurs vont beaucoup déambuler dans cet espace. Il est donc primordiale de faire en sorte que la circulation se fasse aisément, quitte à casser des murs. Le back-office doit représenter au minimum un tiers de la superficie de votre officine. Attention donc à ne pas sous-estimer son budget d’agencement. Si vous repensez votre back-office, il faut aussi penser à demain. Votre projet doit permettre la possibilité d’aménagements en vue de futurs développement (PDA, vente en ligne, automatisation…).

2 / Optimisez l’espace pour gagner du temps

Le chemin entre le point d’arrivée et le point de délivrance des produits doit être le plus court possible. D’une part pour que le patient n’attende pas et d’autre part pour faciliter le travail des équipes. N’hésitez donc pas à rapprocher les zones de livraison, de déballage et de stockage. Une autre astuce connue est de disposer à proximité du comptoir les 20 % des produits représentant 80 % du CA. Pensez également à définir une zone tampon dans le sas de livraison pour les marchandises en attente de traitement. Si vous disposez d’espaces de confidentialité, pensez à les ouvrir sur le back-office afin d’y avoir accès, si besoin, sans passer côté public. Enfin, lorsque vous positionner vos colonnes-tiroirs, pensez à aérer les zones de passage et à libérer leurs ouvertures, cela facilitera les mouvements du personnel. Concernant le mobilier d’entreposage des produits, privilégiez des dispositifs de qualité alliant robustesse et ergonomie. Si possible limitez l’utilisation d’escabeaux ou de tabourets. Cela joue sur la sécurité, l’efficacité et la fatigue des équipes. Nous avons justement publié un article sur la colonne Boomerang de la marque ICAS, n’hésitez pas à le consulter. Pour gagner de la place au sol, vous pouvez vous tourner vers des armoires à déplacement latéral, accessibles de part et d’autre. Enfin, Accordez un grand soin à la signalétique afin que le repérage puisse se faire rapidement.

3/ Choisissez la polyvalence et l’ergonomie

L’ergonomie doit être une priorité lors de l’aménagement de l’environnement de travail. Vos collaborateurs ne doivent pas s’épuiser et perdre du temps dans des gestes répétitifs et inutiles. L’optimisation du back-office passe aussi par l’attention accordée à l’ensemble des zones qui le composent en misant sur la polyvalence. Ne négligez pas la partie administrative du back-office. Elle mérite également des efforts à la hauteur des enjeux toujours plus conséquents que comporte cet aspect de l’activité officinale. L’Ordre des pharmaciens précise que le bureau du titulaire doit se trouver « au cœur de l’officine ». Il stipule aussi que les équipes doivent avoir à disposition un équipement bureautique complet mais également une « documentation, professionnelle ou technique, facilement exploitable ». De plus, le Code du travail prévoit un espace de détente mais il est souvent sacrifié faute de place. Cet espace peut être un atout pour le bien-être de votre équipe et surtout il peut avoir plusieurs fonctions. D’abord pour le repos mais aussi pour les réunions, les formations ou la restauration. Petit détail qui n’en est pas un, pensez à la lumière et ajoutez une touche de décoration pour la convivialité. Ainsi vous l’aurez compris, l’optimisation de votre back-office est vraiment un élément à ne pas négliger. Il suffit de quelques efforts pour proposer un cadre dans lequel les équipes se sentent bien, où elles sont motivées et plus efficaces. Puisqu’il est question de back-office, notre partenaire Arcoa propose en ce moment un bon de réduction de 500€ sur les ADL et sur les colonnes tiroirs Boomerang de la marque ICAS.